Każdy nowy przedsiębiorca w pewnym momencie musi zdecydować się na wybór miejsca, w którym będzie prowadzić działalność gospodarczą. Mowa oczywiście o odpowiednim lokalu, w którym urządzi swoje biuro. Kupno własnej przestrzeni użytkowej wiąże się z koniecznością spłacania kredytu, niekiedy przez wiele lat. Wynajem biura daje większą elastyczność w tej kwestii ponieważ, zależnie od umowy, nie jest aż tak wiążący. Coraz więcej właścicieli firm, decyduje się na wynajem biura. Jednak warto przed podjęciem decyzji zwrócić uwagę na pewne kwestie.
Przystosowanie lokalu pod prowadzenie działalności
Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i zakładasz działalność gospodarczą, musisz dysponować tytułem prawnym danego lokalu, w którym będziesz ją prowadził. Może to być własność, współwłasność lub oczywiście umowa najmu.
Jeżeli chcesz nająć biuro, należy upewnić się, czy dany lokal jest przystosowany pod prowadzenie w nim działalności. Najmując dany lokal na własną rękę, musisz koniecznie poinformować wynajmującego o tym, że chcesz tu prowadzić swoją firmę. Wówczas powinniście przygotować odpowiednią umowę, w której określone będzie przeznaczenie lokalu.
Tytuł prawny biura
Warto dopytać, czy osoba wynajmująca Ci miejsce, w którym będzie mieścić się Twoje biuro, ma tytuł prawny do lokalu. Jeżeli nie, wówczas musisz dowiedzieć się, czy ma prawo podnajmować go kolejnym osobom, jak również czy prawowity właściciel wyraża na to zgodę (należy umieścić taki zapis w umowie).
Opłata za czynsz
Czynsz to najczęściej jeden z największych wydatków, który należy wziąć pod uwagę w kwestii rozliczania budżetu Twojej działalności. Warto podliczyć wszystko kilka razy i wybrać biuro dostosowane do Twoich możliwości finansowych. Właściciel lokalu może być skłonny do wszelkich ustępstw, jednak bardzo często czynsze potrafią być wysokie. Z tym trzeba się liczyć, zwłaszcza wynajmując powierzchnię użytkową w centrum miasta.
Warto by w umowie zawrzeć wszelkie dodatkowe opłaty, lub ewentualne podwyżki, których może sobie zażyczyć właściciel lokalu. Bardzo często praktykuje się zapis, w którym indeksacja będzie dokonywana raz do roku, zależnie od wskaźnika cen towarów i usług. Wówczas, w przypadku inflacji, opłata za czynsz może się zwiększyć i warto o tym wiedzieć wcześniej.
Jak rozliczane są media w wynajmowanym biurze
Jeżeli wynajmujesz lokal do celów gospodarczych, media powinny być rozliczane w ramach firmy. Do rozliczenia mediów niezbędne są dokumentu potwierdzające wydatki, niekoniecznie na fakturze VAT. Możesz zrobić to przy użyciu dokumentów, takich jak:
- umowa, która mówi o tym, że przedsiębiorca odpowiada za opłacanie mediów,
- dowody opłat za media (potwierdzenie przelewu).
Kto opłaci remont i adaptację biura dla potrzeb działalności?
Jeżeli kalkulujesz koszty związane z wynajmem Twojego biura, nie zapomnij uwzględnić kwoty przeznaczonej na remont lokalu. Najlepiej wybrać powierzchnię, która nie będzie wymagała generalnych zmian, a jedynie drobnego odświeżenia. Jednak nie zawsze można trafić na wyremontowany lokal w dobrej cenie.
Jeżeli udało Ci się znaleźć idealne miejsce dla Twojej firmy, które jednak wymaga generalnego remontu, pamiętaj – inwestujesz w cudzą własność. Warto zatem spróbować przekonać właściciela, by to on partycypował w kosztach. Być może w umowie figuruje zapis o tym, kto pokrywa koszty związane z adaptacją miejsca. Jeżeli właściciel nie będzie chciał zapłacić za remont, możesz spróbować przekonać go do tak zwanych „wakacji czynszowych”, na czas wszelkich prac konserwacyjnych.
Biura do wynajęcia – istotne kwestie
Z wynajmem biura na własną rękę wiąże się dodatkowo:
- ubezpieczenie danego lokalu – jeżeli właściciel nie będzie go posiadał, musisz najpewniej zadbać o to na własną rękę;
- zgoda – należy uzyskać odpowiednie pozwolenie na wszelkie prace remontowe, pozwolenie na prowadzenie w lokalu własnej działalności od organów administracyjnych oraz szereg innych pism i pozwoleń, z którymi warto się wcześniej zapoznać;
- kaucja – pobranie odstępnego to dziś bardzo często stosowana praktyka, są to niekiedy duże sumy, wynoszące koszt czynszu plus opłaty administracyjne za 1, a niekiedy nawet 3 miesiące; przeważnie płatne z góry.
Podsumowanie
Jak widzisz, z wynajęciem lokalu pod działalność gospodarczą wiąże się niekiedy bardzo dużo formalności. Trzeba również bardzo dokładnie przeczytać umowę i wynegocjować korzystne warunki. Dlatego, czasem warto ułatwić sobie życie i skorzystać z oferty zaufanej instytucji.
SKEPP Biura do wynajęcia, to firma specjalizująca się w wyszukiwaniu korzystnych ofert przeróżnych biur, do każdego rodzaju firmy. Stworzą profil biura w oparciu o Twoje indywidualne potrzeby, jak również specyfikę branży.
Źródło zdjęcia: pexels.com.
Najnowsze komentarze